What you'll do
Región Metropolitana
1. Identificación del Cargo
Nombre del cargo: Asistente Administrativo
Área: Administración
Reporta a: Jefatura Administrativa / Encargado de Gestión
Ubicación: Zona Sur de la Región Metropolitana
2. Propósito del Cargo
Brindar soporte administrativo integral a la gestión de la operación, asegurando orden, control y continuidad en los procesos administrativos, financieros básicos y de coordinación, contribuyendo a una gestión transparente, eficiente y confiable.
3. Funciones Principales
Gestión Administrativa General
Ejecutar labores administrativas diarias, manteniendo orden documental y operacional.
Administrar archivos físicos y digitales (contratos, documentos legales, reglamentos y respaldos administrativos).
Apoyar en la elaboración de comunicaciones formales internas y externas.
Mantener actualizada la documentación asociada a procesos administrativos y operativos.
Apoyo en Gestión Financiera
Registrar y controlar ingresos y egresos relacionados con la operación.
Apoyar en la preparación de información para la contabilidad externa.
Realizar seguimiento de pagos pendientes y gestionar recordatorios de cobranza.
Coordinar pagos a proveedores según lineamientos de la jefatura.
Preparar información de respaldo para procesos mensuales de remuneraciones.
Atención y Coordinación de Requerimientos
Atender consultas, solicitudes y requerimientos de usuarios internos y externos de manera oportuna y cordial.
Canalizar requerimientos hacia las áreas o responsables correspondientes.
Apoyar en la gestión de comunicaciones internas y seguimiento de solicitudes.
Coordinación Operativa
Coordinar servicios de apoyo y proveedores externos.
Llevar control de contratos, renovaciones y fechas de vencimiento.
Apoyar en la organización de reuniones, convocatorias y elaboración de actas.
Control y Orden
Mantener actualizados los registros administrativos y bases de datos.
Llevar control de documentación clave de la operación.
Velar por el orden administrativo general y la correcta utilización del sistema de gestión.
Conocimientos
Manejo básico/intermedio de Excel y herramientas administrativas.
Nociones de gestión financiera básica (ingresos, egresos y control).
Deseable manejo de software de gestión administrativa.